Bilan présidence Rotary 2021-2023

Au mois de janvier 2020, j’avais pris la décision de rejoindre le Rotary club Beaulieu Côte d’Azur (voir les raisons et mon historique avec le Rotary ici). Ce club fut fondé en 1957 et connaissait en 2020 un moment difficile ne comptant plus que 11 membres, dont la moitié d’actifs, et une moyenne d’âge à plus de 70 ans. Retour ci-dessous sur mon expérience de président et les 10 clés qui ont permis de relancer le club, faisant passer l’effectif de 11 à 41 membres en 2 ans. Un article écrit pour le magazine “Rotary Mag”.

Nous sommes au mois de novembre 2019 dans la commune d’Eze, à mi-chemin entre Nice et Monaco. Cette petite commune est l’une des 4 composant le club Beaulieu Côte d’Azur avec Villefranche-sur-Mer, Saint-Jean-Cap-Ferrat et Beaulieu-sur-Mer.

L’hiver arrive. Le froid s’installe sur la Côte d’Azur. Et la visite du gouverneur du district 1730, Jean-Jacques Titon dans le club va apporter un nouveau coup de froid : « Si vous ne recrutez pas rapidement, nous devrons fermer le club ». Alain Daujon, honorant sa 4^ème présidence, redoutait ces paroles mais, lucide sur la situation, les accepta.

Il faut dire qu’avec seulement 11 membres dont la moitié d’actif et une moyenne d’âge dépassant les 70 ans, le club vivait une période délicate, ce qui peut arriver à tout club. Et pourtant, fondé en 1957, celui-ci avait un historique bien fourni…

Bien décidé à faire survivre le club, Alain Daujon se démène. Il contacte Ludovic Hubler, qui n’est pas rotarien mais dont il connaît ses liens forts avec le rotary ayant un père rotarien et ayant fait des conférences dans une centaine de clubs à travers le monde pendant son tour du monde en stop de 5 ans.

« Nous avons besoin de dynamisme et de jeunesse » explique Alain Daujon à Ludovic Hubler. « Nous savons que tu aimes relever des défis et avons pensé que tu pourrais nous aider à relancer notre club.  Souhaites-tu nous rejoindre ? »

La corde sensible est touchée. Ayant le goût du challenge, Ludovic accepte avec joie la proposition. Le club le nomme dans la foulée secrétaire puis président. Un plan d’action pour relancer le club est proposé par Ludovic, puis accepté par le club. 2 ans plus tard, le club a quasiment quadruplé son effectif et vu sa moyenne d’âge baisser à environ 50 ans. Voici les 10 points clés, selon Ludovic, ayant permis son redressement.

1) Une rencontre individuelle pour faire le point et co-construire le programme

Dans sa préparation à la présidence, Ludovic a rencontré individuellement tous les membres avec un questionnaire. « Qu’est-ce qui te plaît ? », « Qu’est-ce qui ne te plaît pas ? », « Que changerais-tu ? », « Quelle implication es-tu prêt à avoir ? », « Quelles sont tes idées de manifestations et d’actions ? ».

Co-construire, impliquer tout le monde est la base. Pour la deuxième année de présidence, en 2022-2023, avec plus de membres, cette co-construction s’est faite via la réalisation d’un formulaire complet sur « Google form » que chaque membre a pris 1h pour le remplir. Une base indispensable pour avancer !

 

2) Développement d’un programme dynamique et de qualité

Après les entretiens, les idées des uns et des autres est venu le temps de la construction d’un programme ambitieux, sur un an, avec de nombreuses nouvelles manifestations et actions.

Ce programme de 16 pages au design moderne (réalisé à frais réduits grâce à la plateforme Upwork) est un pilier important de la réussite. Il fut imprimé la première année (via Helloprint) en 5.000 exemplaires (2.000 la deuxième année) et distribué dans les boîtes aux lettres dans les 4 communes ainsi qu’au début de chaque manifestation. Des pages de pub de partenaires ayant payé furent également ajoutées.

 

 

 

 

3) Une plongée dans les contacts

Avoir un beau programme, c’est essentiel mais pas suffisant. Ludovic a pris au début son carnet d’adresse, identifié une trentaine de personnes pouvant correspondre au profil rotarien en leur proposant de rejoindre l’aventure. Une dizaine ont accepté. En juin 2021, le club doublait déjà son effectif, la base pour repartir.

4) Des manifestations et actions en nombre et de qualité

Cycle de conférences, vide-greniers, grande soirée de Gala, tournois sportifs, soirées quiz, ventes sur les marchés de Noël…les nouvelles manifestations mises en place furent nombreuses. Toutes ont amené de nouvelles personnes, curieuses d’en savoir plus sur le Rotary. Le monde amène le monde !

Mais c’est avant tout l’action, l’aide à l’autre, qui motive, qui rassemble, qui encourage à rejoindre le club. Ne jamais perdre de vue l’adage « Servir d’abord » ! Notre club est tout sauf un club où des anciens ne feraient que manger, comme ce qui est parfois reproché au Rotary. En valorisant nos collectes, nous avons fait 170.000 euros d’actions en 2 ans (détails ci-dessous).

Accès à l’eau, accès à la santé, accès à l’éducation, protection de l’environnement. Le tout au niveau local et à l’international. Ce panachage d’actions a joué un rôle motivateur et rassembleur…

Vidéo recap d’actions menées pendant la période 2021-2023 montrée lors du gala du 28 avril 2023.

5) La mise en place d’outils modernes pour gagner en efficacité

Être efficace est indispensable. « 1h donnée au Rotary doit être 1h à faire des choses utiles, pas des tâches administratives pouvant être automatisées. » affirme Ludovic. « Quand je suis arrivé, le « répondre à tous » par mail était utilisé pour annoncer les présences aux réunions. Nous avons vite mis en place l’outil Myassoc pour faciliter, ainsi que d’autres outils comme Google Drive, Whatsapp, Helloasso, Doodle ou encore Zoom ».

Oui, les anciens sont parfois réticents mais ils ont été et sont accompagnés dans le changement.

6) Une importante responsabilisation et décentralisation

Comme le recommandait Jennifer Jones lors de la convention internationale à Houston (voir photos), responsabiliser les membres et décentraliser est indispensable. Ludovic a toujours fait en sorte que chacun ait une vision sur l’année au niveau des événements, des réunions, des repas, etc. pour faciliter l’organisation de chacun.

« Chaque membre a des tâches à réaliser. Certains n’auront rien en septembre-octobre mais savent qu’ils participeront à l’organisation du gala ou d’un tournoi en mars ou avril. » assure Ludovic.

Si sa première présidence fut chronophage, il insiste sur le fait que sa deuxième fut bien plus tranquille une fois la structure mise en place. Un bel outil résumant le « Qui fait quoi ? » fut une pierre angulaire du système.

 

7) Des réunions allant droit à l’essentiel

Les réunions du club ont lieu une fois toutes les 2 semaines. Elles vont droit à l’essentiel avec souvent l’aide de présentations power point. Une bonne quinzaine de sujets sont traités en 1h30. Cette efficacité en réunion plaît beaucoup et encourage les nouveaux à rejoindre le club.

8) Une communication à grande échelle

Faire et faire savoir que l’on a fait. A son arrivée au club, Ludovic regrettait qu’il n’existait pas de base de contacts du club des e-mails et téléphones de tous ceux ayant participé à des événements passés. Celle-ci fut mise en place et développée au fil du temps. Le club utilise mailjet pour l’envoi de newsletters et allmysms pour informer des événements par SMS, ce qui facilite le remplissage des salles.

Les réseaux sociaux, affichages et médias furent également nombreux, aidant le club dans sa tâche.

Un document résumant l’historique du club à donner aux nouveaux entrants fut également réalisé ainsi qu’un document Marketing pour trouver des partenaires.

9) Sortir de sa bulle

Les clubs ont parfois tendance à être repliés sur eux-mêmes. Une présentation du programme de l’année dans tous les clubs voisins fut réalisée et à l’inverse, presque tous les clubs voisins sont venus parler de leur programme à Beaulieu.

10) Le ciment de l’amitié

Au-delà de l’action, l’amitié est clé. Repas, voyages et sorties furent organisés pour renforcer les liens entre membres.

Ludovic a passé le collier de président le 27 juin 2023 avec le sentiment du devoir accompli. Mais un chiffre le hante : Environ 2/3 des nouveaux rotariens quittent le navire dans les 5 premières années. Souvent parce qu’ils ne se sentent pas assez utiles/investis. Il espère donc que l’importante dynamique mise en place pourra perdurer… et que de nombreuses autres vies pourront ainsi être changées, pour le meilleur…

Merci à tous ceux qui m’ont aidé dans ce processus de relancer le club.

Ci-contre, le rapport annuel 2021-2022. Ci-dessous, la présentation des 10 clés en vidéo ainsi que les remerciements des bénéficiaires lors de ces 2 années.